E-Ticaret İçin Gerekli Belgeler: Şirketten Sanal POS'a Kontrol Listesi

E-ticaret için gerekli belgeler dört gruba ayrılır: vergi kaydı ve şirket belgeleri (vergi levhası, oda kaydı, imza sirküleri), e-ticarete özel kayıtlar (ETBİS, KEP adresi, gerekiyorsa İYS), fatura altyapısı (e-Arşiv) ve sitede bulunması gereken metinler (mesafeli satış sözleşmesi, ön bilgilendirme, KVKK). Sanal POS başvurusu bunların hazır olmasını bekler. Bu yazı genel bilgi amaçlıdır; mali müşavirinize ve hukuk danışmanınıza danışın.

Sıra neden önemli?

Bu adımların çoğu bir öncekine bağlı. ETBİS'e girmek için MERSİS veya ESBİS kaydı gerekir; sanal POS için yayında ve yasal metinleri tamam bir site gerekir; fatura kesmek için vergi kaydı gerekir. Sırayı bilmemek, haftalarca "şu belge eksik" yazışması demek. Aşağıdaki bölümler bu sırayı izliyor.

1. Şirket türünü seçin

İnternetten sürekli ve kazanç amacıyla satış yapmak ticari faaliyettir ve vergi mükellefiyeti gerektirir. Üç yaygın seçenek var:

Asgari sermaye tutarları 7887 sayılı Cumhurbaşkanı Kararı'yla (Resmî Gazete 25.11.2023, sayı 32380) belirlendi ve 1 Ocak 2024'ten itibaren uygulanıyor. Limited ve anonim şirket kuruluşu Ticaret Bakanlığı'nın MERSİS sistemi üzerinden başlatılır.

İki özel durumu da bilin:

• Esnaf muaflığı. Gelir Vergisi Kanunu'nun 9. maddesi, evde üretilen bazı ürünlerin internetten satışı için belirli bir hasılat sınırına kadar esnaf muaflığı tanır. Sınır her yıl değişir ve şartları dardır; uygun olup olmadığınızı mali müşavirinizle kontrol edin.
• Genç girişimci istisnası. Gelir Vergisi Kanunu'nun mükerrer 20. maddesi, 29 yaşını doldurmamış ve ilk kez mükellefiyet tesis ettiren girişimcilere belirli şartlarla üç yıl boyunca kazanç istisnası sağlar.

2. Vergi kaydı ve vergi levhası

• İşe başlama bildirimi. Vergi Usul Kanunu'nun 168. maddesine göre gerçek kişiler işe başladıkları tarihten itibaren on gün içinde vergi dairesine bildirim yapar. Şirketlerde bu bildirimi kuruluş sırasında ticaret sicili müdürlüğü yapar.
• Vergi levhası. VUK 5. madde mükelleflerin vergi levhasını almasını ister; levhayı asma zorunluluğu kaldırıldı. Levha GİB'in Dijital Vergi Dairesi üzerinden alınabiliyor.
• Oda kaydı. Tacirler ticaret odasına, esnaf ve sanatkârlar esnaf odasına kaydolur. Bu kayıt sizi MERSİS'e (tacir) veya ESBİS'e (esnaf) taşır; ETBİS kaydı için ikisinden birinde yetkili görünmeniz şarttır.
• İmza sirküleri veya imza beyannamesi. Şirketlerde noterden imza sirküleri, şahıs işletmelerinde imza beyannamesi; banka ve sanal POS başvurularında istenir.
• Şirket adına banka hesabı. Ödemelerin yatacağı IBAN, işletme adına olmalı.

3. E-ticarete özel kayıtlar

KEP adresi. Elektronik Ticaret Aracı Hizmet Sağlayıcı ve Elektronik Ticaret Hizmet Sağlayıcılar Hakkında Yönetmelik'in (Resmî Gazete 29.12.2022, sayı 32058) 5. maddesine göre sitede tebligata elverişli bir Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) adresi bulunmalı. ETBİS kaydını tamamlamak için de gerekir.

ETBİS. Kendi siteniz veya mobil uygulamanız üzerinden satış yapacaksanız faaliyete başlamadan önce Ticaret Bakanlığı'nın Elektronik Ticaret Bilgi Sistemi'ne kaydolursunuz. Kayıt ücretsizdir, e-Devlet ile yapılır; bilgiler değişince 30 gün içinde güncellenir. Yalnızca yurt içi pazaryerlerinde veya yalnızca sosyal medyada satıyorsanız kayıt yükümlülüğünüz yok. Ayrıntılar: ETBİS nedir, kaydı nasıl yapılır?

İYS. Kampanya SMS'i, bülten e-postası veya satış araması yapacaksanız İleti Yönetim Sistemi'ne kaydolmanız ve onayları İYS'de tutmanız gerekir. Sitedeki onay kutusu dahil: İYS nedir?

VERBİS. Kişisel verileri işleyen veri sorumlularının Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi'ne (VERBİS) kaydı, Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun belirlediği çalışan sayısı ve bilanço eşiklerine göre zorunlu veya muaf olabilir. Eşikler Kurul kararlarıyla değiştiği için güncel durumu kvkk.gov.tr üzerinden kontrol edin. VERBİS'ten muaf olsanız bile aydınlatma yükümlülüğü devam eder.

4. Fatura altyapısı: e-Arşiv

1 Ocak 2026'dan itibaren e-Fatura ve e-Arşiv uygulamasına dahil olmayan mükelleflerin faturaları da tutarına bakılmaksızın e-Arşiv olarak düzenlenmek zorunda (573 Sıra No'lu VUK Genel Tebliği). Basit usul ve işletme hesabına göre defter tutanlar için 2026 sonuna kadar küçük tutarlarda geçiş kuralı var. İnternet satışlarında e-Fatura'ya geçiş eşiği de daha düşük: 500 bin TL brüt satış hasılatı. Hangi yolla fatura keseceğinizi (GİB portalı, özel entegratör) baştan seçin: e-Arşiv fatura nedir?

5. Sitede bulunması gereken metinler ve bilgiler

Belgelerin bir kısmı vergi dairesinde değil, sitenizde durur:

• İletişim bölümü: KEP adresi, e-posta, telefon; tacirler için ticaret unvanı, MERSİS numarası ve merkez adresi; esnaflar için ad soyad, vergi kimlik numarası ve adres; meslek odası bilgisi (Ticaret Bakanlığı açıklamasına göre ana sayfada "İletişim" başlığı altında).
• İşlem rehberi: Sipariş adımları, sözleşmenin saklanıp saklanmadığı, sipariş öncesi hata düzeltme araçları, gizlilik kuralları.
• Ön bilgilendirme formu ve mesafeli satış sözleşmesi: Siparişe özel dolan, ödeme öncesi onaylatılan metinler. 14 günlük cayma hakkı ve istisnaları dahil: mesafeli satış sözleşmesi rehberi.
• İade ve cayma koşulları sayfası.
• KVKK aydınlatma metni, gerekiyorsa açık rıza metni, çerez politikası ve çerez bandı: KVKK web sitesi uyumu.
• Ticari ileti onay kutusu: Ayrı ve işaretsiz.

Metinlerin hukuki içeriğini hukuk danışmanınız hazırlar. Sitenin işi bu metinleri doğru yerde göstermek, siparişe göre doldurmak ve onay kaydını tutmaktır.

6. Sanal POS başvurusu

Ödeme almak için bir bankanın sanal POS'una veya bir ödeme kuruluşuna başvurursunuz. İstenen belgeler sağlayıcıya göre değişse de genellikle şunlar sorulur:

• Vergi levhası
• İmza sirküleri veya imza beyannamesi
• Şirketler için ticaret sicil gazetesi
• Yetkili kişinin kimliği
• İşletme adına IBAN
• Yayında bir site: ürünler, fiyatlar, iletişim bilgileri, mesafeli satış sözleşmesi, iade ve KVKK metinleri görünür olmalı

"Yapım aşamasında" sayfası gösteren sitelerle yapılan başvurular çoğu zaman bekletilir. Bu yüzden POS başvurusunu, site metinleri ve ürünler hazır olduktan sonra yapın. Banka POS'u ile ödeme kuruluşu arasındaki farklar ve komisyon mantığı için: sanal POS karşılaştırması. Yurt dışındaki müşterilere satacaksanız PayPal ve Stripe'ın Türkiye'deki durumunu ve yabancı kartla tahsilatı yurt dışından ödeme alma yazımızda anlattık.

Pazaryerinde veya sosyal medyada başlayacaksanız

Herkes ilk gün kendi sitesini açmıyor. Başlangıç kanalına göre liste biraz kısalır:

Ticaret Bakanlığı'nın açıklamasına göre pazaryerinde satan tacir veya esnafın, pazaryerinin kendisine ayırdığı alanda unvan veya marka, KEP adresi, MERSİS veya vergi kimlik numarası gibi bilgileri bulundurması gerekir. Sosyal medyadan sipariş alıp ödeme linki gönderiyorsanız da tüketiciyle mesafeli sözleşme kurmuş olursunuz; ön bilgilendirme ve cayma hakkı kuralları geçerlidir. Kendi sitenize geçtiğinizde ETBİS kaydı, site metinleri ve ödeme altyapısı listeye eklenir.

E-ticarette vergi: kısa not

E-ticarete özel ayrı bir vergi yok. Satışlarınız ürüne göre değişen oranlarda KDV'ye, kazancınız şirket türüne göre gelir veya kurumlar vergisine tabi. E-ticareti farklı kılan, e-Fatura eşiğinin internet satışlarında daha düşük olması ve ETBİS gibi kayıtlardır. Pazaryerinde satış yapıyorsanız platformun kesintilerini ve faturalarını da muhasebenize dahil etmeniz gerekir. Vergi planlamasını mali müşavirinizle yapın.

Kim ne yapar?

Bu listedeki işler tek bir kişiden çıkmaz. Rolleri baştan netleştirmek gecikmeleri önler:

e-Devlet şifrenizi kimseyle paylaşmayın; ETBİS ve İYS kayıtlarını siz yapın, teknik bilgileri ajansınızdan bir liste olarak isteyin.

Sıralı kontrol listesi

• [ ] Şirket türü mali müşavirle seçildi
• [ ] Vergi kaydı yapıldı, vergi levhası alındı
• [ ] Ticaret veya esnaf odası kaydı yapıldı (MERSİS veya ESBİS'te yetkili görünüyorsunuz)
• [ ] İmza sirküleri veya imza beyannamesi alındı
• [ ] İşletme adına banka hesabı açıldı
• [ ] KEP adresi alındı
• [ ] Fatura yöntemi seçildi (GİB e-Arşiv Portalı veya özel entegratör)
• [ ] Alan adı alındı, site ürünler ve fiyatlarla hazır
• [ ] İletişim ve işlem rehberi bilgileri sitede
• [ ] Ön bilgilendirme, mesafeli satış, iade, KVKK ve çerez metinleri hazır ve sitede
• [ ] Ticari ileti onay kutusu ayrı ve işaretsiz; kampanya iletisi gönderilecekse İYS kaydı yapıldı
• [ ] ETBİS kaydı satışa başlamadan önce tamamlandı
• [ ] VERBİS yükümlülüğü kontrol edildi
• [ ] Sanal POS başvurusu yapıldı ve test ödemesi geçti
• [ ] Kargo anlaşması yapıldı, ETBİS'e bildirildi

Sık yapılan hatalar

• Sanal POS başvurusunu site hazır olmadan yapmak
• ETBİS'e KEP adresi olmadan başlamak
• Sözleşme metinlerini başka bir siteden kopyalamak
• Kampanya SMS'lerini İYS kaydı olmadan göndermek
• İnternet satışlarındaki 500 bin TL e-Fatura eşiğini takip etmemek
• Şirket türünü yalnızca kuruluş maliyetine bakarak seçmek

Sonuç

E-ticaret için gereken belgeler tek tek zor değil; zor olan, birbirine bağlı adımları doğru sırayla yürütmek. Şirket, vergi ve sözleşme tarafını mali müşaviriniz ve hukuk danışmanınızla tamamlayın. Bu listede sitenin üstlendiği kısmı, yani zorunlu bilgi alanlarını, siparişe göre dolan sözleşmeleri, onay kutularını, fatura entegrasyonunu ve ödeme altyapısını e-ticaret sitesi hizmetimiz kapsamında kuruyoruz. Genel kurulum adımları için e-ticaret sitesi kurma rehberimize, projenizin kapsamını netleştirmek için teklif sihirbazımıza bakabilirsiniz.