e-Arşiv Fatura Nedir? e-Fatura Farkı ve 2026 Zorunlulukları

e-Arşiv fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara, yani çoğunlukla nihai tüketicilere ve kayıtlı olmayan işletmelere düzenlenen elektronik faturadır. 1 Ocak 2026'dan itibaren e-Fatura ve e-Arşiv uygulamasına dahil olmayan mükelleflerin faturaları da tutarına bakılmaksızın e-Arşiv olarak düzenlenmek zorunda; kağıt fatura neredeyse tamamen bitti. Bu yazı genel bilgi amaçlıdır; mali tavsiye değildir, mali müşavirinize danışın.

Yasal dayanak

• Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği (Sıra No: 509) (Resmî Gazete 19.10.2019, sayı 30923). e-Fatura, e-Arşiv ve diğer e-belgelerin kurallarını tek tebliğde topladı.
• Sıra No: 535 (Resmî Gazete 22.01.2022, sayı 31727). e-Fatura'ya geçiş eşiklerini bugünkü seviyesine indirdi.
• Sıra No: 573 (Resmî Gazete 12.11.2024, sayı 32720). e-Arşiv tutar sınırını 2025'te 3.000 TL'ye indirdi, 2026'dan itibaren kaldırdı.
• Vergi Usul Kanunu (213), madde 231. Faturanın, malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren azami yedi gün içinde düzenlenmesini ister; 2021'de eklenen cümleyle Hazine ve Maliye Bakanlığı bu süreyi bazı işlemler için kısaltabiliyor.

Güncel tebliğ metinlerine ve kılavuzlara Gelir İdaresi Başkanlığı'nın (GİB) e-belge sitesi ebelge.gib.gov.tr üzerinden ulaşabilirsiniz.

e-Arşiv fatura ile e-Fatura arasındaki fark

İkisi de elektronik faturadır ve ikisi de yasal faturadır. Hangisinin düzenleneceğini satıcı değil, alıcının durumu belirler.

E-ticaret sitesinde aynı gün hem e-Fatura hem e-Arşiv kesmeniz normaldir: kurumsal fatura isteyen ve e-Fatura'ya kayıtlı bir müşteriye e-Fatura, bireysel müşteriye e-Arşiv düzenlenir. Bu ayrımı yapacak kontrolün siparişte otomatik çalışması gerekir.

2026'da kimler e-Arşiv düzenlemek zorunda?

Kısacası, 2026'da e-ticaret yapan bir işletmenin kağıt faturayla devam etme imkânı fiilen kalmadı. 2025'te bu sınır 3.000 TL, 2024'te 5.000 TL idi; 2026'da tutar şartı kalktı.

e-Fatura zorunluluğu: eşikler

e-Fatura'ya geçiş zorunluluğu brüt satış hasılatına bağlıdır. 535 Sıra No'lu Tebliğ'e göre 2022 ve sonraki hesap dönemleri için:

• Genel eşik: Brüt satış hasılatı 3 milyon TL ve üzeri olan mükellefler.
• İnternet üzerinden satış yapanlar: Mal ve hizmet satışının internet üzerinden yapıldığı işletmelerde brüt satış hasılatı 500 bin TL ve üzeri olan mükellefler. Tebliğe göre bu mükellefler, eşiği aştıkları hesap dönemini izleyen yedinci ayın başına, yani izleyen yılın temmuz ayı başına kadar geçiş yapar.

Bu eşikler 2022'den beri değişmedi ve 2026 için yeni bir eşik tebliği görmedik. Eşiği aşıp aşmadığınızı, hangi tarihte geçmeniz gerektiğini ve hangi faaliyet kollarının ayrıca kapsamda olduğunu mali müşavirinizle netleştirin. e-Fatura'ya geçiş, e-Arşiv'e de geçiş anlamına gelir.

e-Arşiv fatura nasıl düzenlenir?

GİB'in 18.12.2019 tarihli e-Arşiv Fatura duyurusuna göre üç yol var ve birlikte kullanılabilir:

1. GİB e-Arşiv Portalı. Ücretsiz. Faturayı tarayıcıdan elle girersiniz. Az sayıda faturada yeterli, siparişle otomatik bağlantı için uygun değil.
2. Özel entegratör. GİB'den izinli firmalar faturayı sizin adınıza düzenler, iletir, saklar ve GİB'e raporlar. E-ticaret sitesi faturayı entegratörün API'si üzerinden keser.
3. Kendi bilgi işlem sisteminiz. Doğrudan entegrasyon; teknik ve güvenlik şartları yüksek olduğu için genellikle büyük işletmeler tercih eder.

Hangisini seçeceğinizin, maliyet ve entegratör seçerken sorulacak sorular dahil, ayrıntısını e-fatura ve e-arşiv entegrasyonu yazımızda anlattık.

E-ticaret sitesinde e-Arşiv akışı

İyi kurulmuş bir sitede fatura, siparişin bir adımı gibi çalışır:

1. Müşteri ödeme sayfasında bireysel veya kurumsal fatura seçer. Kurumsal seçilirse unvan, vergi dairesi ve vergi numarası alınır.
2. Ödeme onaylanır, sipariş kaydı oluşur.
3. Site, kurumsal müşterinin vergi numarasıyla alıcının e-Fatura kayıtlı kullanıcı olup olmadığını entegratör üzerinden sorgular.
4. Kayıtlıysa e-Fatura, değilse e-Arşiv düzenlenir. Ürün, adet, KDV oranı, kargo ücreti ve indirim siparişten otomatik gelir.
5. Fatura müşteriye e-postayla gider ve "Hesabım" sayfasında indirilebilir hale gelir.
6. Fatura numarası ve bağlantısı sipariş kaydına yazılır; muhasebe tarafına aktarılır.

Dikkat edilecek iki nokta:

• Yedi gün kuralı. VUK 231. maddeye göre fatura, teslim veya hizmet tarihinden itibaren en geç yedi gün içinde düzenlenir. Bakanlık bu süreyi bazı işlemler için kısaltabildiğinden, ön siparişte veya geç gönderimde faturanın ne zaman kesileceğini mali müşavirinizle belirleyin.
• T.C. kimlik numarası. TÜRMOB'un 12.01.2026 tarihli sirkülerinde belirtildiği üzere, vergi mükellefi olmayan nihai tüketici T.C. kimlik numarasını paylaşmak istemezse e-Arşiv faturada alıcı numarası alanına "11111111111" yazılabilir. Ödeme sayfasında T.C. kimlik numarasını zorunlu alan yapmak gereksiz yere satış kaybettirir.

İade, iptal ve kısmi iade durumlarında hangi belgenin düzenleneceğini mali müşavirinizle tanımlayıp akışa ekleyin. Kargo tarafındaki otomasyonu da kargo entegrasyonu yazımızda ele aldık.

Portal mı, entegratör mü? Hızlı karar

Portal ücretsizdir ama her faturayı elle girmek, sipariş arttıkça hem zaman hem hata kaynağı olur. Entegratörlerin fiyatlandırması genellikle kontör veya paket mantığıyla çalışır; birkaç teklif alıp yıllık fatura adedinize göre karşılaştırın.

Pazaryeri ve yurt dışı satışlarında

Pazaryerinde satıyorsanız faturayı satıcı olarak siz düzenlersiniz; pazaryeri yalnızca kendi komisyon ve hizmet bedelleri için size fatura keser. Çoğu pazaryeri, entegratörünüzden kesilen faturanın siparişe yüklenmesini veya entegratörle doğrudan bağlantıyı destekler. Kendi siteniz ve pazaryeri aynı entegratöre bağlıysa fatura numaraları tek seride ilerler ve muhasebe kolaylaşır.

Yurt dışındaki müşteriye satıyorsanız fatura türü, satışın ihracat şekline göre değişir. Bireysel alıcıya küçük gönderilerle yapılan satışlarla gümrük beyannamesiyle yapılan ihracatın fatura senaryoları aynı değildir. Siteniz birden fazla para birimiyle satış yapıyorsa, faturadaki döviz ve kur bilgisinin nasıl oluşacağını da mali müşavirinizle belirleyin.

Faturada en çok hata yapılan alanlar

Otomatik faturanın doğruluğu, sitedeki ürün ve sipariş verisinin doğruluğuna bağlıdır. Sık karşılaştığımız hatalar:

• KDV oranı. Her ürünün KDV oranı ürün kartında doğru tanımlanmalı; farklı oranlı ürünler aynı siparişte olabilir.
• Kargo ücreti. Müşteriden alınan kargo bedeli faturada ayrı satır olarak yer almalı.
• İndirim ve kupon. İndirim satır bazında mı, sepet toplamında mı uygulandığı faturaya aynı şekilde yansımalı; aksi halde fatura toplamı ödeme tutarıyla tutmaz.
• Taksit farkı. Müşteriye yansıtılan vade farkı varsa faturada nasıl gösterileceğini mali müşavirinizle belirleyin.
• Adres ve unvan. Kurumsal faturada unvan ve vergi numarası, sipariş anında doğrulanmadan kaydedilirse düzeltme yükü size kalır.

Alıcı olarak e-Arşiv fatura aldığınızda

E-postanıza gelen e-Arşiv fatura, kağıt fatura ile aynı hukuki değere sahip bir faturadır; ıslak imza veya kaşe aranmaz. İşletmeniz için alışveriş yapıyorsanız ödeme sırasında kurumsal fatura seçip unvan ve vergi numaranızı girin. Şirketiniz e-Fatura'ya kayıtlıysa satıcı size e-Arşiv değil e-Fatura düzenlemelidir; yanlış türde kesilen faturayı gider olarak kaydetmeden önce mali müşavirinize sorun. Faturanın PDF'ini veya bağlantısını saklayın; muhasebeci çoğu zaman faturanın kendisini ister, ekran görüntüsünü değil.

Zorunluluğa uymamanın sonucu

GİB, e-belge düzenleme zorunluluğu varken kağıt belge düzenleyenler hakkında Vergi Usul Kanunu'ndaki ceza hükümlerinin uygulanacağını duyurdu. Uygulamada bu, özel usulsüzlük cezası (VUK 353) riski anlamına gelir. Ceza tutarları her yıl güncellendiği için bu yazıda tutar vermiyoruz; mali müşavirinizden öğrenin.

Sık yapılan hatalar

• Kurumsal müşteriye, e-Fatura'ya kayıtlı olup olmadığına bakmadan e-Arşiv kesmek
• Ödeme sayfasında T.C. kimlik numarasını zorunlu tutmak
• Siparişleri gün sonunda elle portala girip hata ve gecikme yaşamak
• Kargo ücretini veya indirimi faturaya yansıtmamak
• İnternet satışları 500 bin TL'yi geçtiği halde e-Fatura geçiş tarihini kaçırmak
• 2026'da hâlâ kağıt fatura koçanıyla devam etmek

Kontrol listesi

• [ ] Hangi e-belge uygulamalarına tabi olduğunuzu mali müşavirinizle netleştirdiniz
• [ ] Portal, entegratör veya kendi sistem arasında seçim yapıldı
• [ ] Ödeme sayfasında bireysel ve kurumsal fatura seçeneği var
• [ ] Kurumsal alıcı için e-Fatura kaydı otomatik sorgulanıyor
• [ ] Fatura siparişten otomatik oluşuyor ve müşteriye e-postayla gidiyor
• [ ] Faturalar "Hesabım" sayfasından indirilebiliyor
• [ ] Yedi gün kuralı ve iade akışı tanımlı
• [ ] Ciro takibi yapılıyor; e-Fatura eşiği yaklaşınca geçiş planlanıyor

Sonuç

e-Arşiv fatura, 2026 itibarıyla neredeyse her işletmenin günlük işi haline geldi. E-ticarette mesele fatura kesmek değil, faturayı siparişin doğal bir adımı yapmak. Vergi tarafındaki kararları mali müşavirinizle verin; siparişten faturaya otomatik akışı, entegratör bağlantısını ve müşteri hesabındaki fatura alanını e-ticaret sitesi hizmetimiz kapsamında kuruyoruz. Satışa başlamadan önce gereken diğer kayıtların listesi için e-ticaret için gerekli belgeler yazımıza bakabilirsiniz.